Ledelse `s og organisasjonsutvikling
Adizes, Ichak, professor, spesialist i bedriftsledelse i USA. Har bl.a. utgitt boka "Lederens fallgruver". Et hovedpoeng er hvordan organisasjoners livssyklus til forveksling kan te seg som menneskers. Fra frieriet (planleggingsstadiet) går man via fødsel og moden alder til skumringen (den aristokratiske organisasjon), glir over i byråkratiet/seniliteten og konkursen . Adizes starter med barne- og ungdomsårene etter at babyen har overlevd de kjærlige omfavnelser som nesten kan kvele den unge spire. Hvem ser ikke for seg tenåringens hyppige endringer og de sekstre konfliktene ? Neste stadiet er det mer modne stadiet, med kunnskaper, fast kurs, ofte et ønske om å bevare det man har oppnådd. Nydelig utsikten fra toppen. Det er starten til undergangen. Etter hvert selges det mindre. Aristokratiet trøster seg til at problemene forsvinner av seg selv. Navnet er godt. Kundene trenger oss, heter det gjerne. Så nærmer man seg pensjonsalderen. Byråkratiet og klikkvesenet gjør seg gjeldende - på møter er det et yndet tema å finne frem til "ukens banditt". Byråkratiet stivner mer og mer, ingen finner frem utenfra, seniliteten er et faktum og det er bare et lite skritt videre til konkursen. Dødeprosessen for store organisasjoner kan ta flere generasjoner, påpeker Adizes. Fornyelse må til. Den lykkes best mens man er i vekst og har nok til alle. Adizes mirakelkur består i at oppgaver desentraliseres på dette stadium. Forandringer er nødvendige hvis organisasjonen skal være velledet i det lange løp. Konflikter er ønskelige.
Fra et intervju i Aftenposten med Adizes:
Hos skandinaviske ledere ser Adizes en klar svakhet: De er for redde for konflikter. - Konflikter er ikke bare naturlige. De er også nødvendige. En leder som er redd konflikter, er en dårlig leder, sier Adizes, som igjen understreker at det er gjensidig tillit og respekt som gjør konflikter til noe positivt. Mangler dette, blir konfliktene destruktive.
Arbeidsgivers styringsrett er retten til å tilsette og si opp sine arbeidstakere og til å organisere, lede og fordele arbeidet (dvs. si hvem som skal HVA, HVOR, NÅR og HVORDAN)
Styringsretten begrenses av lover og avtaler.
Lover: Arbeidsmiljøloven, ferieloven, tjenestemannsloven, likestillingsloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven mm.
Avtaler: Tariffavtaler : Hovedtariffavtalen ( Omfatter både lønns- og arbeidsvilkår og andre arbeidsforhold som meddbestemmelse) og sværavtaler (f.eks. reiseregulativ og sværavtaler i virksomheter)
Benkmarking :
Målinger/ sammenlikninger i forhold til:
Forsiktighetsregler:
Bærekraftig utvikling er en utvikling som tilfredsstiller dagens behov uten å ødelegge framtidige generasjoners muligheter til å tilfredsstille sine behov.
Byråkrati - karakteristika.
Betingelsene for et effektivt byråkrati er stabile forhold, kjente oppgaver som er oppdelbare. Fordelene er kontinuitet, nøyaktighet, rettferdighet, forutsigbarehet.
Endring i organisasjoner:
Spørsmålet om endring har alltid vært sentralt for teoretikere innen ledelses- og organisasjonsutvikling. Tidlige studier fokuserte på en antatt motstand mot endringer blant ansatte. Slik endringsmotstand kan imidlertid overvinnes ved at de som berøres av endringene trekkes inn i arbeidet. Men man har også oppdaget at endringsledelse er en oppgave som ikke tar slutt og som innbefatter en kompleks politisk prosess som krever mye ledelse og ressurser. Den mest utbedte teoretiske modellen for endring i organisasjoner ble utviklet i 1940-årene av den amerikanske sosialpsykologen Kurt Lewin. Han mente at en vellykket organisasjonsendring går gjennom tre stadier, eller sykluser. Først skritt er å myke opp, eller tine opp fastfrosne mønstre og praksis. Dette er lettest i organisasjoner som utsettes for store eksterne trusler eller økonomisk krise. Hvis det ikke er noen slik krise vil medarbeiderne ofte ikke så tilstrekkelige grunner for endring, og lederne er ofte uvillige til å bruke de nødvendige ressursene og ta de nødvendige risikoene som følger med endringer. Hvis man klarer å løsne på de fastfrosne mønstrene, kommer en periode med eksperimentering, forsøk og feiling. Her er utfordringen å implementere endringer som respekterer og imøtekommer interessene til de som blir berørt og vise at endringene fører til forbedringer. Det siste stadiet er at man etablererer en ny praksis og standard for hvordan ting skal gjøres. Forskning viser at disse endringsstadiene kan være preget av en sterk politisk prosess hvor de som vil ha endring må få nok støtte fra toppeledelse, tillitsvalgte og andre ansatte for å sørge for at endringsprosessen ikke stopper opp og for å hindre at organisasjonen faller tilbake til gamle mønstre. Det betyr at jobben til en moderne leder eller faglig tillitsvalgt, gjerne kan beskrives som endrings-agenter.
Evaluering - typer:
Erfaring lærer oss at noe er slik eller slik - men ikke at det kan være annerledes .
Fayol, Henri, bedriftsleder i Frankrike som i 1925 utviklet prinsipper om organisasjon og ledelse av arbeid. Hans prinsipp går på enhet i ledelse, som betyr at en underordnet skal bare motta ordre fra en overordnet.
Gantskjema: Tidsplan for prosjektarbeid
HMS (Helse-miljø-sikkerhet)
HMS-styring.
Human relation-bevegelsen: i organisasjonsteori - fra ca 1930. Hawthorne - fokusering på folks arbeidssituasjon.
Inkongruent er kommunikasjon som ikke er overensstemmende hvor partnerne utelukker et av kommunikasjonsaspektene. Det betyr at inkongruent kommunikasjon ikke tillater meta-kommunikasjon, ikke tillater snakk om følelser, fører til misforståelser.
Jo-hari-vinduet:
Modell som kan brukes på å kartlegge egne og andres kompetanse i team. Se sosial kompetanse.
Kjent av andre | Ikke kjent av andre | |
Kjent av oss selv | Område med fri aktivitet | Skjult område |
Ikke kjent av oss selv | Blindt område | Område med ukjent aktivitet |
Just-in-time: Alt skal skje til riktig tid - gjerrig produksjon
Klassisk organisasjonslære:
Kommunikasjon se også non-verbal kommunikasjon
Fire hovedprinsipper:
Kommunikasjon foregår i et samspill mellom en selv ( ens følelser, persepsjon og egenverd ), andre ( andres følelser, persepsjon og egenverd i en gitt kommunikasjon) og konteksten som refererer til både situasjonen hvor kommunikasjon foregår og til selve innholdet i kommunikasjonen.
kommunikasjonsferdigheter i grupper:
Kommunikasjonsklima
Forsvarsskapende | Støttende |
---|---|
Vurderende | Beskrivende |
Kontrollerende | Problemorienterende |
Beregnende/manipulerende | Spontan ærlighet |
Distanse/nøytralitet | Nærhet/innlevelse |
Overlegenhet | Jevnbyrdighet |
Skråsikkerhet | Prøvende/undrende |
Konflikt
Symptomer på konflikt:
Konflikt : Med en konfliktsituasjon menes en situasjon der to eller flere parter tror at det som den ene parten vil er uforenlig med det som den andre parten vil.
Konflikter kan vurderes som noe negativt, eller som en mulighet, - en kilde til energi.
De negative konfliktresultatene er:
De positive konfliktresultatene er:
Alle problemer/konflikter har en ting felles: De har en gang vært små!
Kompetanse - de produktive og skapende krefter hos individer og organisasjoner.
Individers kompetanse: Kunnskaper/ferdigheter og evner som kan bidra til å løse problemer og/eller utføre arbeidsoppgaver.
Organisasjoners kompetanse: Kombinasjonen av individenes kompetanse, gjensidig læring - synergieffekt.
Realkompetanse versus formell kompetanse
Generell kompetanse versus spesifikk kompetanse
Kroppsbevissthet: vårt viktigste virkemiddel til å kjenne etter hvordan et annet menneske har det
Kvalitet er summen av grad av integrering, grad av brukertilfredshet, tilfredsstillende levering, balanse mellom input og output, økonomi
Kvalitetssirkelen: Beskrive/kartlegge - definere - vurdere/evaluere - forbedre/endre målene
Ledelse:
Ledelse = refleksjon
Ledelse er å oppnå mål resultater gjennom andres innsats.
Ledelse er å utøve autoritet og ta beslutninger.
Ledelse `s områder
Lederansvar:
ansvar = responsibility og accountability. En leder kan delegere myndighet (ansvar) for en oppgave eller et gjøremål, men ikke ansvar i betydningen "stå til regnskap for". Lederen er i utgangspunktet ansvarlig for alt som foregår i virksomheten.
Her er det ulike kulturer i USA og Norge, jfr. Tian Sørhaug.
Å ivareta et lederansvar betinger myndighet.
Lederskap
Lederskap = Retning + fart
Lewin, Kurt
født 9. sept. 1890, i Tyskland ( nåvær. Polen) , død 12 febr. 1947 i USA.
Sosial-psykolog kjent for sitt arbeid innen atferd, hvor han mener at menneskelig atferd er en funksjon av individets psykologiske miljø.
Lewin studerte i Freiburg, München og Berlin, doktorgrad i Berlin i 1914. Flyttet til USA i 33. Lewin mente at menneskelig atferd skulle ses som en utvikling hvor individuelle variasjoner er en funksjon av spenninger mellom selvets oppfattelse av seg selv og omgivelsene. DE siste årene av sitt liv brukt Lewin på forskning innen gruppedynamikk, hvor han mente at gruppene endrer den individuelle oppførselen til gruppas medlemmer. Lewin påpekte at små grupper var mest vellykket når de ble ledet på en demokratisk måte.
Linjeorganisasjon: (versus prosjektorganisasjon)
Dårlig tilpasning til nye oppgaver, konkurranse mellom enheter. Avgjørelser på for høyt nivå
Diffuse avgjørelser ved integrerte oppgaver
Medarbeidere - roller :
Non-verbale
Organisasjonskompetanse:
De ansattes evne til å identifisere, vurdere og gi forslag til tiltak som influerer bedriftens mål og verdier.
Organisasjonsutvikling - hvorfor ?
Mål for organisasjonsutvikling:
En organisasjon som til enhver tid kan møte interne/eksterne problemer, krav og endringer med åpenhet, tilpasning, eller alternative løsninger/aktiviteter.
Organisasjonsutviklingsarbeid mislykkes når det har vært for dårlig planlegging før start, for lite systematisk oppfølging under veis og manglende evaluering etter gjennomføring.
Performance indicator "Numerisk, symbolsk eller verbalt uttrykk fremkommet fra biblioteksstatistikk eller innsamlede data brukt for å karakterisere et biblioteks prestasjoner"
En indikator skal være: - informativ, pålitelig, gyldig, passende, effektiv og sammenlignbar.
Personalpolitikk.
Personalpolitikk er normer som angir organisasjonens prinsipielle innstilling til personalspørsmål og som på dette grunnlag gir en ensartet utforming og praktisk gjennomføring av personalarbeid.
Lokal personal- og lønnspolitikk er et redskap for utvikling av virksomheten. Den må være omforenet mellom partene. Dette krever kompetanse og rollebevissthet. Virkemidlene er kriterier og vurdering av stillinger og personer. Lønns- og personalpolitikk bør integreres og kobles til plan- og styringsinstrumentene til institusjonen.
Personalforvaltning:
Samlebegrep som omfatter:
Personalutvikling : Alle tiltak som gjennomføres for å heve de ansattes kompetanse
Opplæringen kan være oppgaveorientert, personorientert, gruppeorientert eller organisasjonsorientert. Det er behov for en analyse av organisasjonens opplæringsbehov.
Psykologiske jobbkrav .
Produktivitet
Indre produktivitet: Gjøre ting bedre
Ytre produktivitet: Gjøre andre ting
Prosjekt (versus linjeorganisasjon)
Engangsoppgave
Definert mål
Eget styringsobjekt - egen organisasjon
Bestemte tids- og kostnadsrammer
Tverrfaglig - koordinert innsats
Prosjektorganisering - hensikt:
Prosjektarbeidets funksjoner
Prosjektfasen skal munne ut i en endelig kravspesifikasjon, prosjektplan (tidsplan), ressursplan, kostnadsplan.
Styringsfaktorer er egenskaper og kvalitet/ tid/ ressurser/økonomi.
Prosjektarbeidet skal ha milepeler: Er det avvik mellom plan og virkelighet ? Hvor stort er avviket ? Hva må endres ?
Rekruttering: Stillingshjemmelsystemet i Staten er nå borte. Tjenestemannslovens kapittel 1 omtaler kunngjøring, innstilling og tilsetting av personale. Lønnsplassering - stige og spenn omtales i Hovedtariffavtalen 2.3.8. Spørsmål om fortrinnsrett skal vurderes mhp overtallige/ potensielt overtallige.
Scenarier:
Scientific management - se Taylor
Serviceavtale/ servicekontrakt kan inneholde bl.a.
Situasjonsbestemt ledelse
Lederen selv - medarbeiderne - organisasjonen
Modell for situasjonsbestemt ledelse:
Oppgave | |||
Lavt | Høyt | ||
Relasjon | Høyt | Ledelse gjennom deltaking. Brukes når de som ledes er kompetente, men uvillige eller usikre | Ledelse gjennom salg brukes når de som ledes er inkompetente men villige eller motiverte |
Lavt | Ledelse gjennom delegering brukes når de som ledes er kompetente, villige og motiverte | Ledelse gjennom ordrer brukes når de som ledes er inkompetente, uvillige eller usikre. |
Fronte en større forsamling. Presentere/ formidle budskap | Tilslutte seg en gruppe. Skape resultater sammen med andre likeverdige gruppemedlemmer |
Skape tillit og trygghet i forhold til en annen (Venn, kollega, leder, medarb. | Stå alene, fysisk eller psykisk ensomhet |
Styringssystemer
Arbeidsgiver ( alle som har arbeidsgivers fullmakt)
Tillitsvalgte ( Arbeidstakerorganisasjonens repr.)
Verneombud ( Myndighetenes forlengede arm inn i virksomheten)
Medarbeiderne ( alle ansatte)
Systemteori:
Det teknologiske subsystem
Det administrative subsystem
Det sosiale subsystem
Det faglige subsystem
Taylor, Fredrick Winslow
(f. 20. mars 1856, Philadelphia, Pa., U.S.--d. 21 mars 1915, Philadelphia),
Amerikansk oppfinner og ingeniør som er kjent som mannen bak «scientific mannagement. «, den klassiske organisasjonslære. Hans system for industriell ledelse har hatt stor innflytelse i moderne industri.
Taylor mente at effektivitet i produksjonen kunne økes gjennom observasjoner av den individuelle ansatte og eliminasjon av bortkastet tid og bevegelser. Rasjonalisering gjennom tidsstudier. Taylor provoserte arbeidstakerne når systemet ble brukt ekstremt, men innflytelsen i moderne masseproduksjon var likevel betydelig.
Teamarbeid/ teamledelse
Team : et lite antall mennesker med komplementære ferdigheter, forpliktet av felles mål og tilnærming til målene som de holder hverandre gjensidig ansvarlig for.
Verdier i organisasjoner
Rollesystem | Verdisystem |
Kontroll og styring med de ansatte | Kontroll og sterk styring med verdier |
Hierarkisk maktfordeling | Ivareta helhet |
Statusfordeling | Stimulere individet til å se muligheter |
Regelstyring | Ansvar og kvalitet |
Samfunnsmessige endringer i synet på verdier:
Industrisamfunnet | Informasjonssamfunnet | |
Menneskesyn | Tilpasning og trygghet | Personlig vekst og utvikling |
Markedssyn | Produkt, standardisering | Brukere, behovsorientering |
Utviklingssyn | Stabilitet | Innovasjon/ nytenkning |
Økonomisk syn | Kostnader | Resultat |
Grunnleggende syn | Forenklet, mekanisk menneskesyn | Helhet, sammensatt, biologisk |
Visjon:
Uttrykk for felles engasjement